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El e-mail en el Trabajo
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¿Por qué no logro mis objetivos con el e-mail?

Según este estudio, titulado "Quality improvement of e-mail communication in work groups and organizations by reflection", las deficiencias cualitativas más frecuentes que deben enfrentar los destinatarios para gerenciar el volumen de e-mails recibidos son:

Reciben múltiples e-mails con la misma información, o similar, a través de diferentes vías.

Cuando reciben mensajes incompletos o mal redactados significa que en términos inmediatos van a recibir más mensajes sobre lo mismo, para completar la información o aclararla.

En algunos de los correos electrónicos recibidos es difícil identificar a cual actividad específica o trabajo corresponden.

Recepción de e-mails de remitentes desconocidos.

Recepción de e-mails en los que no está claro cuál es el propósito del remitente.

Mensajes incompletos que requieren verificación telefónica.

Mensajes en los que es díficil determinar la importancia y/o la urgencia.

Otras deficiencias de fondo y forma

En el estudio antes reseñado, los destinatarios mencionaron otras deficiencias que contienen algunos correos electrónicos, y que también he podido observar en diversas empresas venezolanas, donde hemos realizado asesorías de comunicación y mercadeo estratégico.

Por supuesto, estos defectos también inciden negativamente en la actitud del destinatario para leer el correo electrónico, lo que a su vez determina cuánta atención e interés le presta, cuánto comprende del mensaje y cuánta motivación siente para responder:

Cuando la respuesta recibida no es fácil de entender o reconocer, porque el contenido no va directamente al grano, o la información no es precisa.

Cuando el título del e-mail es indistinto o muy genérico; lo que hace difícil identificarlo y dar seguimiento a los mensajes relacionados.

Cuando el título es muy genérico o la información del mensaje muy amplia y resulta difícil archivar los e-mails.

Cuando hay demasiada información de diferente índole en el mismo correo electrónico su lectura, comprensión y respuesta resulta más compleja.

Cuando el contenido es muy extenso para ser leído, especialmente si son muchos los e-mails por atender (paradójicamente los mensajes más largos suelen ser irrelevantes).

Cuando el archivo anexo (o "attachment") anunciado no está, o es demasiado pesado (obstaculizando la recepeción de otros mensajes más importantes).

Cuando no se puede identificar quién es la persona remitente del mensaje. Bien porque el nombre del remitente es una entidad o departamento, o porque no aparece el nombre propio de la persona sino sólo su dirección de e-mail.

Cuando el mensaje no fue firmado por quien lo escribió. Podría ser que está incompleto o que el remitente no quiere asumir plenamente la responsabilidad de lo que escribió.

Cuando los nombres de los otros destinatarios a quien le envía copia del mensaje tampoco se pueden ver.

Cuando el contenido no fue escrito correctamente y contiene demasiados errores ortográficos.

Cuando el primer párrafo no contiene la idea principal.

Cuando contienen elementos gráficos innecesarios, sólo de adorno, o que molestan la lectura.


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Blog sobre el e-mail en el trabajo

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El libro El e-mail en el trabajo es una publicación de Cograf Comunicaciones. ISBN 978-980-12-3071-7.
Copyright 2008 Juan Carlos Jiménez. Todos los derechos reservados. Mapa del sitio. Más información: LibrosCograf.com.


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