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El e-mail en el Trabajo
Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.
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¿Cuánta consciencia tenemos de cómo
usamos el e-mail?

En los seminarios y conferencias que dicto sobre la optimización del uso del correo electrónico, hago un ejercicio muy simple con los participantes, del que siempre he obtenido resultados similares. Primero les pregunto "¿Cuáles son los aspectos que más les gusta del correo electrónico?", y la mayoría de las respuesta las he recopilado al principio del primer capítulo de este libro, en la sección titulada "Beneficios del correo electrónico".

Aunque el orden puede alterarse un poco en cada oportunidad, las audiencias con las que he compartido este ejercicio invariablemente me dan respuestas como las siguientes:

1. "Me gusta poder enviar un mensaje a diferentes personas al mismo tiempo".

2. "Me gusta poder enviar tantos mensajes como quiero, sin que me cueste más".

3. "Me gusta que puedo responder los mensajes cuando quiera".

4. "Me gusta poder enviar documentos anexos".

5. "Me gusta que el e-mail deje un registro y un respaldo formal de las comunicaciones".

Ahora bien, el ejercicio se vuelve particularmente interesante cuando después le pregunto a la audiencia "¿Y cuáles son los aspectos que les disgustan del e-mail?", porque sus respuestas prácticamente están intimamente relacionadas con lo que también consideran que son sus beneficios.

Por ejemplo, como remitentes nos gusta poder enviar un mismo mensaje a muchos destinatarios al mismo tiempo, pero no nos damos cuenta que éste es precisamente parte del origen de los e-mails que llamamos "cadenas" y que tanto nos molestan.

Igual nos encanta poder enviar tantos mensajes electrónicos como queremos, lo que en buena medida también tiene que ver con parte de la raíz de los "correos basura" o "correos spam", que tantos dolores de cabeza nos están produciendo.

Cada día hay más profesionales que se siente agobiados por el gran número de e-mails que deben atender en el trabajo, pero tenemos poca consciencia de que el abuso que nosotros mismos hacemos del correo electrónico en gran medida genera el volumen que nos agobia.

También disfrutamos mucho la posibilidad del correo electrónico de poder responder cuando queremos, pero al mismo tiempo nos disgusta que nuestros destinatarios no nos respondan a la velocidad que nosotros deseamos.

Igual nos gusta tener la posibilidad de enviar documentos anexos en un e-mail, como fotos y películas (a veces extremadamente pesados), pero muchas veces nos disgusta cuando nos envían a nosotros esos tipos de mensajes.

Lo mismo ocurre con el registro escrito que dejan los correos electrónicos. Nos gusta usarlos como documento formal de respaldo en ciertos momentos, pero llegamos a molestarnos cuando recibimos ciertos mensajes de compañeros de trabajo que sentimos que fueron concebidos simplemente para "cubrirse la espalda", y nos molestamos aún más cuando de esos e-mails se incluyen copias a los jefes.

Según estos ejemplos, parece que tenemos poca consciencia sobre los efectos negativos del correo electrónico que son producto de nuestros propios actos abusivos de este medio. Es muy probable que la facilidad para "disparar" mensajes electrónicos nos produzca la sensación de que la comunicación escrita es más informal y efectiva que la comunicación cara-a-cara o por telefóno.

¿Acaso esto no tiene que ver también con el hecho de utilizar el e-mail en ciertos casos en donde era mejor una conversación directa?

En el año 2004, la empresa Xerox entrevistó a 500 de sus gerentes en todo el Reino Unido, y más de la mitad admitió que recibían demasiados e-mails sobre asuntos que podían ser resueltos de manera más productiva con una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.


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Blog sobre el e-mail en el trabajo

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El libro El e-mail en el trabajo es una publicación de Cograf Comunicaciones. ISBN 978-980-12-3071-7.
Copyright 2008 Juan Carlos Jiménez. Todos los derechos reservados. Mapa del sitio. Más información: LibrosCograf.com.


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